Este tutorial foi escrito para que você possa ter uma experiência agradável na plataforma. Antes de começar a responder o questionário, tome nota dos itens abaixo:
1-Acessar o questionário
Assim que liberado os acessos, o questionário pode ser acessado pelo ícone “Tickets”, conforme abaixo:
2-Menu de acesso
Os "Menus de Acesso" estão disponíveis conforme as 4 séries das normas do GRI, no caso, separamos por:
Série Universal;
Série Ambiental;
Série Social;
Série Governança;
Se por acaso você optar pelos atalhos expostos na primeira página, o relatório virá filtrado da seguinte forma:
Assim, como podemos observar na imagem abaixo, mesmo que apresentado o "Menu Ambiental no título da página, teremos demais questões de outras séries das normas (como o social, ambiental e universal. Isso ocorre porque ao clicar no "Menu da principal", o sistema já traz informações filtradas.
Neste caso, Podemos simplesmente “limpar” o filtro com o recurso exposto na imagem:
2-Menu – Fluxo de Respostas
Todas as séries das práticas GRI, utilizamos um padrão para facilitar o entendimento e fluidez das respostas.
À iniciar – Este menu refere-se à questões em que o sistema já distribuiu. Porém, ainda não houve qualquer evolução ou atualização.
Em Andamento – Este menu aponta as questões em as respostas já tiveram seu início. Porém, por diversos motivos, ele segue com a possibilidade de atualização dentro do prazo de resposta.
Em análise Comitê – este recurso foi criado para situações em que deve-se elevar o tema para debate em comitê. A questão sai do fluxo e fica como pauta do comitê.
Concluídos – atribui os chamados neste menu aquelas questões respondidas e pendente de emissão de relatórios.
3- Respondendo o Questionário
Dentro das normas do GRI, selecionamos diversas questões e as adaptamos. Veja abaixo um exemplo:
São questões abertas que cabem ao respondente, buscar informações se a empresa pratica e possui procedimentos, rotina, indicadores, processo de melhoria contínua e etc. Neste momento, ao responder um item, é válido realizar uma espécie de “prestação de contas” de como a empresa atua nos temas apresentados.
Neste campo (Resposta a Descrição do Item), sugerimos que responda com informações detalhadas, como:
Há uma instrução técnica, documento ou procedimento que orienta seus colaboradores relacionado a esta prática?
Há indicadores que medem a evolução desta prática?
Há reuniões e/ou comitês que avaliam estes indicadores relacionados às praticas?
Há rotinas, reuniões e estratégias que grantam a melhoria continua para este processo/prática?
Há um repositório onde as evidências são armazenadas?
Há um modelo de distribuição de responsabilidades e funções diante do processo/prática?
Avaliando a Maturidade
A avaliação de maturidade deve ser realizada pelo próprio respondente. A MindESG sugere os seguintes parâmetros:
Inexistente:
Não possui qualquer ação ou iniciativa relacionada ao tema ou à prática.
Inicial:
Há ações descentralizadas e sem apoio institucional.
Não há um orçamento definido ou uma estratégia de alocação de recursos.
As ações possuem certo nível de registro, mas não é possível medir os indicadores e avalia-los em uma linha cronológica.
Em Desenvolvimento:
As ações foram e são planejadas e com o apoio institucional.
Orçamento e recursos foram planejados com autorização e verba para início das atividades.
As "melhores práticas" de mercado são consultadas e direcionam o orçamento e investimento nas práticas.
As ações são realizadas e armazenadas de forma organizada e digitalizadas.
Porém, não há evidências sólidas por mais de 6 meses.
Maduro:
Há indicadores e um processo consolidado de medição e acompanhamento da prática.
Há equipe e orçamento autorizado pela gestão.
A alta direção entende e enxerga valor nas ações ESG, no qual engaja os funcionários e sustenta tais processos.
Há um comitê que analisa as informações e encaminha parecer e laudos para a alta cúpula da empresa.
O Marketing também é peça envolvida contribuindo e enaltecendo os esforços.
Pesquisas de Mercado são realizadas e análisadas pelos comitês existentes.
As evidências armazenadas, superam 6 meses de registros.
Há indicadores construídos e apresentados para um grupo ou para um comitê de forma regular, permitindo melhor avaliação do item.
Planos de melhoria são realizados com cadência regular, contribuindo para o alcance estratégico das práticas ESG.
4- Comitê
Um recurso da plataforma muito interessante que pode ser utilizado em nosso questionário, é a opção “Comitê”. Sua principal função é "elevar" um determinado tema que precise de um debate ou opiniões mais especializadas para uma reunião. Assim, uma "Pauta" pode ser facilmente preparada.
Há dois caminhos para colocar itens em uma reunião ou comitê.
O primeiro, pode-se marcar o campo “comitê” disponível em cada questão do questionário:
Ou também, ingressando no ícone ( +) disponível nas "abas" da plataforma. Clicando, abrirá um novo formulário para registrar ações e/ou atividades de acompanhamento.
Marcando essa opção ,abrirá um novo formulário para registrar ações e/ou atividades de acompanhamento. Em seguida use as opções:
Adicione o solicitante.
Selecione a categoria “comitê”.
Selecione o campo “Serviços – Perfil Full” como “Comitê”.
Após selecionada estas opções, veja a definição das 3 opções:
Ata de comitê – Pode-se registrar a “ata” de um comitê.
Reuniões Técnicas – permite registrar a “ata” de reuniões que não necessariamente correspondem a um comitê.
Tarefa de comitê – Marcando esta opção, pode-se registrar tarefas oriundas dos debates dos comitês. Assim, pode-se gerencia-las para o desenvolvimento e aprimoramento da maturidade da prática.
Marcando a opção “Comitê – tarefa?” para “Sim”. Abrirá uma tarefa “filha”.
5- Painel (Kanban)
O Painel (Kanban) é um dos recursos que disponibilizamos para que você possa acompanhar o fluxo do questionário com mais clareza, principalmente se houver aprovadores para as questões.
Em cada painel, temos menu com a opção do Painel (Kanban), como podemos observar nas imagens abaixo:
Para movimentar os itens entre as etapas, uso o recurso “Workflow ESG”, no canto inferior esquerda de cada questão/formulário.
O relatório estará pronto para impressão, se todos os itens foram migrados para estágio 4 “Pronto para Relatório”.
5- Tickets
Outro recurso interessante que adicionamos no produto “Questionário de Maturidade ESG” refere-se módulo de “Tickets”.
Neste módulo, você poderá adicionar tickets de controle classificados em Incidente, Melhoria, Problema e Tarefas.
Classificação:
Incidentes: Você poderá criar tickets ou chamados na plataforma para gerenciar incidentes dentro de uma prática. Assim, todas as ocorrências estarão armazenadas no sistema.
Melhoria: Diante de reuniões, enquetes, comitês ou um canal com os colaboradores. Pode-se registrar iniciativas para desenvolvimento da maturidade dos itens.
Problema: Se há algo crônico e que pode gerar um risco relevante para o negócio. Recomenda-se que se abra um ticket de “Problema”. Este tipo de registro, permitirá que a causa-raíz seja identificada e um plano de ação adequado seja direcionado. Tickets de problemas, geralmente leva-se mais tempo para solução definitiva.
Tarefas – Pode-se também, registrar tarefas simples para acompanhamento na plataforma. Assim, adquiri mais controle de suas iniciativas.
Commenti